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Document management makes it all possible. Using real-life examples from processes found in the Sales, HR, and Accounting departments, we'll demonstrate why it's well worth it for your company to run a document management solution.

The DocuWare 5 document management system is state-of-the-art software for integrated document management. It can automatically process any type of document regardless of its source, with internal control procedures that help you meet audit and compliance requirements. DocuWare 5 imports them, classifies them, adds a fulltext index and makes them available for onward processing.

DocuWare provides extensive editing features for working with “live” documents.

Version management
Documents stored in DocuWare can always be edited with the program that created them if stored in their original format. Depending on your profile settings, this happens either directly in the file cabinet or after the document has been checked out. When documents are checked out, the version in the file cabinet is locked for editing by others and a new version is created when the document is checked back into the file cabinet. The previous versions are retained for inspection and tracking purposes.

The performance and acceptability of a document management system depends largely on how quickly and easily documents of many different types, from a wide range of sources, can be imported into the system.

The basic principle of the DMS Solution is geared towards the normal office environment: documents arrive first in electronic in-trays or baskets, where they are clipped together and sorted. From here they are stored in file cabinets. The file cabinets represent the document pool that contains all the information needed for accessing and controlling the workflow over the network. DocuWare has powerful import features, which can be automated with a variety of options, thereby ensuring that all document types are filed away in the right place.

Paper documents
Letters, business documents, logs, drawings, notes and other printed documents are imported using most any type of scanner. DocuWare integrates numerous convenience features, from controls for simple workstation devices to high-performance scanners. Similarly, network scanners and multifunction devices (digital copiers) can be integrated directly in the DocuWare system without the need for additional software. Once scanned, documents are held in the DocuWare baskets for further processing or ready for storing in the file cabinets. One option extracts data from documents using OCR or barcode recognition during the scanning process and then uses this data to automatically categorize, index and store the document in a file cabinet. In addition, DocuWare supports all the main import and evaluation programs via universal interfaces.

MS Office, CAD, and other PC files
DocuWare offers several methods of importing files. Drag them into DocuWare baskets with a mouse or use the Import menu. DocuWare is able to monitor any folder in the file system and can import files recently saved there, either into baskets or directly into file cabinets. All the file information can be used to categorize and index the files. This information can be entered automatically or manually and stored with the files. DocuWare has a special add-in for Microsoft Office applications which transfers documents directly from Word, Excel or PowerPoint into DocuWare baskets or file cabinets. Similar functions are offered by third-party providers for other application programs. The DocuWare TOOLKIT also makes it easy to integrate your own storage functions. All files are imported unchanged, in their original format. DocuWare allows you to specify which program is used to display and which to edit each file type. By default, DocuWare displays documents in its own viewer and uses the operating system settings for editing. As an alternative, documents can be filed by printing them with the TIFFMAKER function. Printing from the original application using TIFFMAKER generates a true and unalterable TIFF or PNG image from the print data stream and stores it in the DocuWare file cabinet. With documents of the same type, such as quotations or logs, the categorization and index data is read directly from the document and used to store the documents completely automatically.

Enterprise Report Management
DocuWare can be integrated in any business solution by means of universal functions and interfaces. In-house documents such as outgoing invoices, journals, reports, and other lists are archived by DocuWare fully automatically. It imports them either using the Windows operating system’s print data stream and TIFFMAKER, or by importing printer spool files from mainframe environments, using the optional COLD/READ module. Print data is stored in individual documents, while the index data is extracted and stored in the file cabinet. Optionally, DocuWare can also overlay forms and letterheads. Legacy data, or data that must be retained for access in the future for legal reasons, is imported by DocuWare automatically. If the data is needed at a later date by the original system or an analysis tool, DocuWare exports it in its original format and with the original file name.

DocuWare führt alle Dokumente, gleich welcher Herkunft, nach einheitlichen Kriterien im gemeinsamen Dokumenten-Pool, den so genannten Archiven, zusammen. Das gilt für kaufmännische Belege, unabhängig davon, ob gescannt oder aus der eigenen EDV übernommen, für Briefe, Pläne, Bilder und umfangreiche Dokumentationen ebenso wie für E-Mails und Office-Dateien.

Offene Standards für Dokumente und Indexdaten
Die Speicherung der Dokumentdateien im Archiv erfolgt entweder im Originalformat oder über den Druckertreiber TIFFMAKER als TIFF- oder PNG-Abbild.

Zu jeder Dokumentdatei wird eine Metadatei im XML-Format abgelegt. Sie nimmt Markups, elektronische Stempel, Signaturen sowie ein Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten des jeweiligen Dokuments auf. Hauptspeicherort für die Kategorisierungs- und Indexdaten ist eine relationale Datenbank, die auf die jeweiligen Dokumentdateien verweist. Sie gewährleistet, dass alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden, bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden.

Automatische Ordnung
Teils in der Basisversion, teils über Zusatzmodule bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, Indexinformationen aus externen Quellen wie Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern automatisch zu integrieren und damit die korrekte Kategorisierung und Indexvergabe zu vereinfachen.

Bedarfsgerechte Speichersysteme
DocuWare-Archive speichern Dokumente vom Stadium der Erfassung oder Erstellung über die Bearbeitung bis zum Ende der Langzeitarchivierung. Alle gängigen Speichertechnologien werden unterstützt: von einfachen Festplatten- oder RAID-Systemen, CD, DVD und WORM im manuellen oder Jukebox-Betrieb, über Content Addressed Storage (CAS) bis hin zu Storage Area Network (SAN) Lösungen. Das integrierte Hierarchische Speichermanagement (HSM) sorgt dafür, dass die Dokumente entsprechend ihres Stadiums, Zugriffshäufigkeit oder gesetzlichen Anforderungen automatisch auf das jeweils am besten geeignete Speichermedium übertragen werden.

Selbsttragende Archive
Alle oder ausgewählte Dokumente eines Archivs können von CD/DVD gelesen werden, ohne dass am Rechner des Benutzers ein DocuWare-Client oder Software zum Anzeigen der Dokumente vorhanden sein muss. So lassen sich Kataloge, Listen oder technische Zeichnungen leicht auf CD/DVD auch an Kunden oder Partner verteilen, die kein DocuWare-System installiert haben.

Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz durch die Mitarbeiter gesichert.

DocuWare macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe werden als Ganzes, als Teile und in Kombination eingegeben oder in Auswahllisten selektiert. Kategorie und Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Ergebnis in Sekundenbruchteilen als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Auch die Darstellung eines Archivs in hierarchischer Baumstruktur wird unterstützt.

Suche im Volltext
Der leistungsfähige DocuWare-Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Er nimmt auch Begriffe aus allen gescannten Dokumenten auf. Die Suche im Volltext ist mit Trunkierung vor und nach Begriffen, z.B. nach „*ablage“ möglich. Fundstellen werden im DocuWare-Viewer farblich markiert.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile
Der Administrator kann zentral für ein und dasselbe Archiv unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definieren. Bei der Maskendefinition wird bestimmt, welche Felder für die Eingabe zur Verfügung stehen und welche gegebenenfalls fest vorbelegt werden. Die unterschiedlichen Masken können dann einzelnen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden. Der Benutzer arbeitet entweder mit einer Maske, die er für seine spezifische Arbeit mit DocuWare braucht. Oder es werden ihm direkt im Hauptfenster mehrere Masken für das jeweilige Archiv zur Auswahl geboten. Wiederholte Zugriffe oder die Ablage bestimmter Dokumentarten wie Verträge oder Protokolle, werden dadurch vereinfacht.

Integration in andere Programme
Auch direkt aus anderen Anwendungen heraus sind der Zugriff und die Anzeige von Dokumenten möglich. DocuWare bietet hierfür ein über Menüs konfigurierbares LINK-Modul, ein Software Developer Kit (SDK) für C-, COM- und .NET-Schnittstellen, Browser-Integration und eine SAP-Schnittstelle. Weitere spezifische Schnittstellen zu ERP- und anderen Lösungen werden von Partnerunternehmen angeboten.