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Dokumenten-Management macht's möglich. Anhand konkreter Prozesse im Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen sowie der E-Mail-Archivierung zeigen wir Ihnen in unseren Lösungsinfos, dass sich Dokumenten-Management für jedes Unternehmen lohnt.

Das Dokumentenmanagement-System DocuWare 5 ist die moderne Basis-Software für integriertes Dokumenten Management und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten wie Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Durch die Anbindung an INTEGRA können Ihre kompletten Belege direkt archiviert werden. Das gleiche gilt selbstverständlich für unsere Branchenlösungen INTEGRA GETRÄNKE und INTEGRA FOOD, da es sich hierbei um Module handelt, welche auf dem gleichen Kern basieren.

Für die Arbeit mit „lebenden Dokumenten“ stehen in DocuWare umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Versionsmanagement
In DocuWare abgelegte Dokumente können mit dem jeweils zur Erstellung verwendeten Programm bearbeitet werden.

Je nach Profileinstellung geschieht dies direkt im Archiv oder nach vorigem Check-Out des Dokuments. Bei einem Check-Out wird die genutzte Version im Archiv für die Bearbeitung durch andere gesperrt und beim Wiedereinbringen in das Archiv eine neue Version angelegt. Die alten Versionen bleiben zur Kontrolle und Nachverfolgung erhalten.

Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht werden können. Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie zusammengeheftet und sortiert werden.

Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen. DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt.

Papier
Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.

Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungs- und Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen.

Office-, CAD- und andere Dateien
Für die Erfassung von Dateien stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü gelangen sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann beliebige Ordner im Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien in Briefkörbe oder direkt in Archive. Alle Dateiinformationen können zur Kategorisierung und Indexierung verwendet werden. Die Dateien werden so automatisch oder um manuelle Eingaben ergänzt abgelegt.

Für die Microsoft Office-Programme bietet DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem das gerade bearbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint an DocuWare-Briefkörbe oder -Archive übergeben wird. Für weitere Anwendungsprogramme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen. Über DocuWare TOOLKIT können individuelle Ablagefunktionen einfach integriert werden.

Alle Dateien werden unverändert im Originalformat übernommen. Für jeden Dateityp kann in DocuWare eingestellt werden, welches Programm zur Anzeige und welches zur Bearbeitung der Dateien verwendet werden soll. Als Grundeinstellung nutzt DocuWare seinen eigenen Viewer zur Anzeige und für die Bearbeitung die Einstellungen des Betriebssystems.

Alternativ bietet die Funktion TIFFMAKER die Ablage von Dokumenten über das Drucken. Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues und unveränderliches TIFF- oder PNG-Abbild erzeugt und im DocuWare-Archiv abgelegt. Bei gleichartigen Dokumenten, etwa Angeboten oder Protokollen, werden Kategorisierung und Indexierung direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit vollautomatisch abgelegt.

Massenbelege und Reorganisationsdaten
Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit der Funktion TIFFMAKER den Druckdatenstrom des Windows-Betriebssystems oder es importiert mit dem optionalen COLD-Modul Drucker-Spooldateien anderer Herkunft. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen.

Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben für den künftigen Datenzugriff archiviert werden müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer Ursprungsform. Für die nahtlose Einbindung der SAP-R/3-Produktfamilie und den Zugriff auf R/3-Belege auch unabhängig von SAP-Systemen bietet DocuWare eigene Module. Ebenso stellt es zertifizierte Schnittstellen zu Navision, SageKHK und vielen weiteren ERP-Systemen bereit.

DocuWare führt alle Dokumente, gleich welcher Herkunft, nach einheitlichen Kriterien im gemeinsamen Dokumenten-Pool, den so genannten Archiven, zusammen. Das gilt für kaufmännische Belege, unabhängig davon, ob gescannt oder aus der eigenen EDV übernommen, für Briefe, Pläne, Bilder und umfangreiche Dokumentationen ebenso wie für E-Mails und Office-Dateien.

Offene Standards für Dokumente und Indexdaten
Die Speicherung der Dokumentdateien im Archiv erfolgt entweder im Originalformat oder über den Druckertreiber TIFFMAKER als TIFF- oder PNG-Abbild.

Zu jeder Dokumentdatei wird eine Metadatei im XML-Format abgelegt. Sie nimmt Markups, elektronische Stempel, Signaturen sowie ein Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten des jeweiligen Dokuments auf. Hauptspeicherort für die Kategorisierungs- und Indexdaten ist eine relationale Datenbank, die auf die jeweiligen Dokumentdateien verweist. Sie gewährleistet, dass alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden, bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden.

Automatische Ordnung
Teils in der Basisversion, teils über Zusatzmodule bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, Indexinformationen aus externen Quellen wie Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern automatisch zu integrieren und damit die korrekte Kategorisierung und Indexvergabe zu vereinfachen.

Bedarfsgerechte Speichersysteme
DocuWare-Archive speichern Dokumente vom Stadium der Erfassung oder Erstellung über die Bearbeitung bis zum Ende der Langzeitarchivierung. Alle gängigen Speichertechnologien werden unterstützt: von einfachen Festplatten- oder RAID-Systemen, CD, DVD und WORM im manuellen oder Jukebox-Betrieb, über Content Addressed Storage (CAS) bis hin zu Storage Area Network (SAN) Lösungen. Das integrierte Hierarchische Speichermanagement (HSM) sorgt dafür, dass die Dokumente entsprechend ihres Stadiums, Zugriffshäufigkeit oder gesetzlichen Anforderungen automatisch auf das jeweils am besten geeignete Speichermedium übertragen werden.

Selbsttragende Archive
Alle oder ausgewählte Dokumente eines Archivs können von CD/DVD gelesen werden, ohne dass am Rechner des Benutzers ein DocuWare-Client oder Software zum Anzeigen der Dokumente vorhanden sein muss. So lassen sich Kataloge, Listen oder technische Zeichnungen leicht auf CD/DVD auch an Kunden oder Partner verteilen, die kein DocuWare-System installiert haben.

Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz durch die Mitarbeiter gesichert.

DocuWare macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe werden als Ganzes, als Teile und in Kombination eingegeben oder in Auswahllisten selektiert. Kategorie und Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Ergebnis in Sekundenbruchteilen als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Auch die Darstellung eines Archivs in hierarchischer Baumstruktur wird unterstützt.

Suche im Volltext
Der leistungsfähige DocuWare-Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Er nimmt auch Begriffe aus allen gescannten Dokumenten auf. Die Suche im Volltext ist mit Trunkierung vor und nach Begriffen, z.B. nach „*ablage“ möglich. Fundstellen werden im DocuWare-Viewer farblich markiert.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile
Der Administrator kann zentral für ein und dasselbe Archiv unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definieren. Bei der Maskendefinition wird bestimmt, welche Felder für die Eingabe zur Verfügung stehen und welche gegebenenfalls fest vorbelegt werden. Die unterschiedlichen Masken können dann einzelnen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden. Der Benutzer arbeitet entweder mit einer Maske, die er für seine spezifische Arbeit mit DocuWare braucht. Oder es werden ihm direkt im Hauptfenster mehrere Masken für das jeweilige Archiv zur Auswahl geboten. Wiederholte Zugriffe oder die Ablage bestimmter Dokumentarten wie Verträge oder Protokolle, werden dadurch vereinfacht.

Integration in andere Programme
Auch direkt aus anderen Anwendungen heraus sind der Zugriff und die Anzeige von Dokumenten möglich. DocuWare bietet hierfür ein über Menüs konfigurierbares LINK-Modul, ein Software Developer Kit (SDK) für C-, COM- und .NET-Schnittstellen, Browser-Integration und eine SAP-Schnittstelle. Weitere spezifische Schnittstellen zu ERP- und anderen Lösungen werden von Partnerunternehmen angeboten.